«Выбирайте решения, которые можно масштабировать в будущем»

Пять шагов, чтобы построить цифровую HR-экосистему: опыт компании «Алцея»

Как интегрировать отдельные цифровые решения в единую систему без лишних затрат и рисков? Опытом поделилась Дарья Кузнецова, директор по персоналу компании «Алцея».

Фармацевтическая компания «Алцея» стала самостоятельным бизнесом после отделения от международной группы Acino International. Решение об этом приняли в 2022 году, а к концу 2023 года компания уже работала под новым именем. В связи с изменениями мы решили перевести HR-системы с глобального на местный уровень и найти локального поставщика услуг.

Решения были глобальными, и их нужно было адаптировать под локальные условия России. При этом мы столкнулись с ситуацией, когда подрядчики в основном предлагали оцифровать каждый HR-процесс отдельно (целевые IT-решения под разные HR-процессы). Мы же хотели объединить все HR-процессы в одну IT-экосистему, чтобы сотрудникам не пришлось одновременно работать с множеством систем.

Шаг 1. Выбрали «коробочное решение»

Мы хотели создать большую цифровую HR-экосистему, которая поддерживала бы все процессы, связанные с работой сотрудников, — от найма до выхода на пенсию. Мы внимательно управляем финансовыми инвестициями и техническими ресурсами в «Алцея», поэтому выбрали наиболее эффективное «коробочное решение» и доработали его — адаптировали внутренние процессы под функционал продукта и настроили систему под особенности структуры компании.

В нашей HR-системе уже сейчас более 14 элементов:

• новостной блок
• социальный и коммуникационный модуль – чат работников и блоги
• сервис по проведению опросов
• сервисы для предложений, идей по улучшениям и горячая линия
• база знаний для сотрудников
• опция для отправки рекомендаций на вакансии в компании
• блок постановки целей и оценки эффективности
• индивидуальные планы развития
• материалы по лидерским компетенциям компании
• инструменты для адаптации новых сотрудников
• каталог внутренних обучающих курсов, система для самостоятельной разработки онлайн-курсов и модуль для организации обучения сотрудников
• функционал для проведения тестирований
• возможности для обмена обратной связью
• функция сказать «спасибо» коллеге

Шаг 2. Оптимизировали процессы

Автоматизировать сразу все HR-процессы — это долго, дорого и не всегда возможно. Поэтому при создании цифровой экосистемы важно учитывать, какие модули подойдут для конкретного бизнеса. Для этого мы провели ревизию и подробно разобрали текущие ресурсы и процессы. И определились, что нужно обновить.

Например, у нас уже была текучка ниже рынка, около 13%, и мы не планировали массово нанимать персонал, поэтому отказались от дорогого модуля автоматизации найма. Вместо этого сосредоточились на актуальных направлениях.

В основе цифровизации лежат мастер-данные. Нужно четко понимать, как будут взаимодействовать разные системы бизнеса, и какая из систем — основная, откуда поступают все данные, чтобы избежать сбоев в поступлении информации.

Шаг 3. Доработали «коробочное решение»

Нам было важно сохранить готовые инструменты, например, ежегодный цикл постановки целей и оценки эффективности сотрудников, включая полугодовое ревью, согласование рейтингов и подведение итогов. В «коробочном решении» всего этого не было, поэтому мы разработали свои дополнения.

Также существенно доработали портал для сотрудников: собирали его, как конструктор. Добавили новостную ленту, чат, блоги сотрудников и социальные проекты. Сейчас с помощью портала коллеги рекомендуют вакансии знакомым, предлагают новые идеи и дают обратную связь.

Первые модули мы начали использовать уже через два месяца с момента перехода на новую HR-систему. А весь функционал запустили в первый год перехода благодаря работе с провайдером-интегратором.

Однако адаптацию «коробки» можно передать и внутренней ИТ-команде, если есть такие возможности. Мы выбрали систему, которая позволяет по минимуму привлекать внешних разработчиков. Принцип конструктора, который заложен в систему, позволяет HR-специалисту после базового обучения самому настраивать систему под потребности компании.

Шаг 4. Научили сотрудников пользоваться системой

Важно учитывать, что в HR-экосистеме работает кросс-функциональная команда: HR-специалисты, внутренние и внешние IT-специалисты, линейные руководители и все сотрудники. Поэтому доработка системы — большой проект, который затрагивает всю организацию. Даже если его курируют HR-сотрудники, они всегда работают в связке с IT-специалистами, которые интегрируют изменения и поддерживают проект.

Чтобы научить сотрудников работе с новой системой, мы выбрали представителей из каждого отдела — так называемых «ключевых пользователей» — и обучили их, как правильно размещать информацию в базе знаний, управлять каталогом тренингов, создавать простые онлайн-тренинги. Обучающие вебинары провели HR-специалист и администратор системы. После обучения сотрудники сами стали добавлять полезный контент на портал.

Шаг 5. Развиваем ресурсы

Мы продолжаем совершенствовать свою HR-экосистему и дополняем ее новыми блоками. Сейчас дорабатываем раздел компетенций, где размещаем полезные инструменты оценки и информационные материалы для сотрудников. Затем планируем дополнить модуль развития талантов. Обратная связь от коллег — посты, реакции, комментарии, активность использования различных ресурсов — говорят об интересе к порталу и его актуальности.

HR-руководителю важно мыслить стратегически и смотреть в будущее компании, учитывать не только текущие потребности, но и перспективу масштабирования системы. Так HR избежит хаоса из-за разрозненных процессов и несовместимых систем и сократит затраты на поддержку.

Советы тем, кто только собирается строить цифровую HR-экосистему:

1. Проанализируйте текущие HR-процессы. Определите, какие задачи требуют цифровизации. Так вы избежите автоматизации ради автоматизации и сосредоточитесь на важных процессах.
2. Определитесь с подходом к построению цифровой HR-экосистемы. Взвесьте, что оптимальнее для вашей компании — «коробочное решение» или разработка под ключ.
3. Учитывайте возможности для масштабирования. Даже если сейчас ваша компания небольшая, выбирайте решения, которые можно масштабировать в будущем. Это поможет сэкономить время и ресурсы, когда бизнес начнет расти.
4. Не пытайтесь охватить все сразу. Для начала внедрите ключевые процессы, цифровизация которых принесет наибольшую пользу бизнесу и сотрудникам.
5. Вовлекайте работников с самого начала. Проводите обучение, собирайте обратную связь и назначайте «ключевых пользователей», которые помогут коллегам освоить новые инструменты.
6. Работайте в связке с IT. Даже если вы внедряете «коробочное решение», поддержка IT-специалистов необходима для интеграции системы с бизнес-процессами. Убедитесь, что IT-команда понимает цели и готова помочь в настройке и поддержке.
7. Не забывайте про данные. Определите, какие данные будут основными и как они будут синхронизироваться между системами.
8. Постоянно развивайте систему. Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников, дорабатывайте интерфейс, анализируйте, какие функции вы используете чаще всего, и добавляйте новые модули в соответствии с потребностями бизнеса.

Источник: https://dzen.ru/a/Z_4MUUj2eSAA58h4