Экспертный подход позволяет более точно регулировать уровень запасов в соответствии со стратегическими целями компании

Страховой запас: практикуем комплексный подход
Кристина Васина,
Алцея,
специалист по планированию закупок и товарных запасов
Мой опыт планирования и закупок – более 12 лет. За это время пройден путь от операционного планирования производства лекарственных и косметических средств до стратегического планирования закупок фармацевтической продукции. Накопленные знания позволяют мне с уверенностью сказать, что запасы компании являются ценнейшим активом и управлять им нужно, применяя комбинацию максимально эффективных методов. В данной публикации я поделюсь практическими рекомендациями по планированию страховых запасов в условиях неопределенности. Надеюсь, будет полезно.

Страховой запас или защита от неопределенности
Мировая нестабильность и санкционное давление остро ставят вопрос о поддержании необходимого уровня товарных запасов в организации. Руководство складами фармацевтической компании – сложный, но важный процесс в отрасли. Без адекватной практики управления запасами лекарственных препаратов (ЛП) и биологически активных добавок (БАД) повышается риск дефицита позиций, наиболее подходящих для потребителей.

Страховой запас позволяет обеспечивать выполнение обязательств перед клиентами в случае краткосрочных временных сбоев в цепочке поставок или незапланированных пиков востребованности. Подобные события часто являются неожиданными. Именно такие резервы, стоит отметить, оказались спасением в условиях возросшего спроса на начальном этапе пандемии COVID-19.

Бесспорно, запас на случай непредвиденных обстоятельств служит своего рода гарантией безопасности. При этом его нужно установить на таком уровне, который обеспечил бы снабжение предприятий ЛП и БАД до устранения проблемы.

Несмотря на то, что страховой запас повышает устойчивость цепочки поставок и защищает организацию от непредвиденных обстоятельств, он также увеличивает расходы. Очевидно, что размер такого резерва основан на коммерческих соображениях и определяется каждой компанией отдельно. Четких требований к его минимальному объему не существует. Не существует и универсальной формулы для определения оптимального уровня страховых запасов. Выбор всегда остается за конкретным бизнесом.

В данной статье я поделюсь с вами опытом управления страховыми запасами в российской фармацевтической компании на фоне мировой турбулентности.

Синергия подходов
Планирование в нашей компании проходит в четком соответствии циклу S&OP. Важную роль товарные запасы играют на этапе валидации sell-in при оценке возможных ограничений продаж, в том числе по причине перебоев в поставках и резких колебании спроса.

При оценке доступности товара для удовлетворения потребности клиентов анализируются риски, возникающие в случае снижения уровня запасов на горизонте планирования. Нивелировать такие риски помогает страховой запас. Его величина нуждается в регулярном анализе и пересмотре в связи с изменчивыми факторами, такими как флуктуация спроса, срок годности продукции, растущие санкционные риски и другие. Во многом благодаря приверженности компании к интегрированному планированию спроса и производства поддерживается сбалансированный уровень запасов.

В практике применяется комбинированный подход для оценки уровня страхового запаса. В его основе лежит синергия статистического и экспертного методов. Заметим, что их целесообразно применять в периоды неопределенности спроса и поставок, то есть в тех условиях, в которых мы с вами в последние годы живем.

 

1. Метод стандартного отклонения спроса от прогноза продаж
Теория теорией, а практика всегда интереснее. Приведем пример расчета по методу стандартного отклонения спроса. Пусть у нас имеются прогноз и факт продаж одно вида БАД за 10 месяцев. Рассчитаем квадрат отклонение спроса в таблице ниже.

 

Основываясь на вышеприведенных данных, рассчитаем стандартное отклонение:
Стандартное отклонение = √((Сумма кв.откл./ (кол-во периодов -1))) =√( (100 000 000 / 9)) = 3 333 упаковки.

Для справки: для стандартного отклонения при числе периодов менее 30 в знаменателе используем «количество периодов -1», при большем числе периодов берем «количество периодов» как есть.

Далее умножаем полученное значение стандартного отклонения (3 333 упаковки) на коэффициент безопасности (он же коэффициент обслуживания, страховой фактор). Коэффициент показывает доверительный уровень или степень вероятности обнаружения покупателем товара в нужном объеме на полке.

Этот момент уже был рассмотрен в предыдущих выпусках журнала, поэтому подробно на нем останавливаться не будем.

Однако напомним, что каждая компания выбирает коэффициент на свое усмотрение в зависимости от желаемого уровня обслуживания клиентов (SL).

Например, при SL 90% коэффициент k будет равен 1,28. Это означает, что при k = 1,28 вероятность удовлетворения спроса составит 90%.

Таким образом, при вероятности возникновения дефицита 10% (k = 1,28) и отклонении от среднего значения спроса (+- 3 333 упаковки) страховой запас по методу стандартного отклонения спроса будет составлять 4 267 упаковок.

2. Метод стандартного отклонения поставок от прогноза закупок
Аналогичным образом мы рассчитываем стандартное отклонение по второму методу – по поставкам.

 

За 10 месяцев сумма квадратов отклонений составила 73 290 000, стандартное отклонение ставило 2 854 упаковки.

Таким образом, при вероятности возникновения дефицита 10% (k = 1,28) и среднем колебании объема поставок (+- 2854 уп) уровень страхового запаса будет составлять 3 653 упаковки.

3. Метод стандартного отклонения при двойной нестабильности
Предыдущие методы не подразумевают одновременное колебание спроса и поставок. Для расчета стандартного отклонения страхового запаса при двойной нестабильности рекомендуем применить встроенную формулу Excel – STDEV.P или СТАНДОТКЛОН.Г. Это также не занимает много времени. Аргументы μD и μL определяем как среднеарифметическое за анализируемый период. Данные примера – в таблице ниже.

 

Получаем μ_L= 87 дней, σ_D=3 162 уп, μ_D= 5 000 уп, σ_L = 32 дня. Среднеквадратическое отклонение составит 5 916 упаковок.

Таким образом, страховой запас при двойной нестабильности (колебании спроса +- 3 162 упаковки и колебании срока поставки +- 32 дня) и вероятности возникновения дефицита 10% (k = 1,28) равен 7 573 упаковки.

Получив значения страхового запаса, сравниваем величины:

 

Наименьший страховой запас получили при учете только колебаний поставок, увеличение уровня запаса – при расчете на основе колебания спроса, максимальный уровень при учете двух составляющих – колебании спроса и поставок. Можно сделать предварительный вывод по уровню страхового запаса.
Данные статистические методы не учитывают такие факторы, как значимость продукта в общем портфеле компании, величина минимального заказа на поставку, сроки годности продуктов и ряд других (неформализуемых). Очевидно, что для фармацевтического рынка очень важно иметь ритмичные поставки с максимально хорошим сроком годности, особенно по стратегически важным позициям.

Например, складывается ситуация, когда на продукты с разными сроками годности мы можем установить страховой запас на примерно одном уровне. Это приводит к тому, что при одном уровне запаса для продукта с более коротким сроком годности (например, 2 года вместо 3 лет) при непредвиденном снижении спроса возникает риск неликвидности и быстрой потери остаточного срока годности. В связи с этим для принятия окончательного решения по уровню запасов мы обращаемся к экспертному методу.

4. Экспертный метод
Адаптация полученных статистических значений к реалиям бизнеса невозможна без оценки квалифицированных экспертами компании. Основа метода в том, что специалисты считаются надежными источниками информации, а их общее мнение – близким к истинному решению. В группу экспертов входят представители следующих департаментов компании: логистика, коммерция, финансы, маркетинг, стратегия.

Профессионалы знают специфику продаж в деталях и дают рекомендации по объему страхового запаса, основываясь на динамике так называемой уходимости товара, колебаниях цен, остаточных сроках годности, настроении клиентов и конъюнктуре рынка. С уверенностью можно сказать, что экспертный подход позволяет более точно регулировать уровень запасов в соответствии со стратегическими целями компании. Контроль и при необходимости пересмотр уровнях запасов проводится регулярно в рамках цикла S&OP.

К экспертному подходу мы подключаем ABC-XYZ анализ. Разделяем ассортимент на группы в соответствии с весом каждого товара в суммарном обороте – ABC, а также по стабильности потребления – XYZ. Наибольшее внимание уделяем продуктам категории АХ, имеющих наибольшую долю выручки и стабильную величину потребления. В зависимости от того, в какую группу попадает товар, принимается решение об уровне допустимого дефицита. Для групп AY, AZ, BY, BZ увеличиваем страховой запас, так как данные запасы занимают существенную долю в обороте при этом обладают нестабильным спросом. По группам AX, BX оптимизируем страховой запас в сторону сокращения, но не допускаем при этом дефицита товара на складах. По группам CX, CY, CZ минимизируем запасы.

БАД относится к группе AY. То есть при существенной доле в портфеле имеет нестабильный спрос, при этом продукт имеет стратегическое значение для бизнеса. В ходе экспертной оценки стока выявлено, что в текущем году у производителя запланирована модернизация производства, что может привезти к задержкам поставок. Также в последнее время наблюдаются дефициты аналогичных продуктов на рынке БАД, что может вызвать скачек спроса. Был принят во внимание и умеренно длинный срок годности продукта – 3 года. Это позволяет нам сделать вывод о необходимости поддержания максимального уровня расчетного страхового запаса в размере 7 573 упаковок.

В некоторых случаях страховой запас, как и прогноз спроса строятся без учета статистики, например при выводе на рынок принципиально нового продукта или при выходе с известным продуктом на другой рынок. В таких случаях также не обойтись без профессиональной оценки.

Экспертный метод предлагает объективный взгляд на факторы, влияющих на уровень страховых запасов. Большую часть таких факторов мы не можем учесть в статистических расчетах. Прибегая к ABC-XYZ анализу портфеля, определению настроения клиентов и конъюнктуры рынка, стратегических приоритетов компании мы в результате адаптируем статистические показатели к реалиям бизнеса.

Заключение
Представленный в данной статье комплексный подход основывается на статистических расчетах с акцентом на наибольшее влияние колебаний спроса, поставок или обоих факторов одновременно, а также на экспертном методе в тандеме с ABC-XYZ анализом. Из практики последних лет мы видим, что метод стандартного отклонения при двойной нестабильности выдает нам значение для создания наибольшего уровня безопасности. Дополнительно экспертный метод позволяет адаптировать статистические значения к потребностям бизнеса с учетом оценки качественных составляющих и новых тенденций. Стоит отметить, что сочетание обоих методов позволяет избежать недостатков каждого из них и использовать только их преимущества.

Рекомендую подходить к оценке страховых запасов комплексно. Рассчитывая страховой запас с учетом принятого в вашей компании коэффициента безопасности и накопленной статистики, важно обращаться к мнению экспертов. Это поможет принять во внимание одновременно как количественные, так и качественные факторы и защитить бизнес от неопределенности.

Чем динамичнее и разнообразнее складывается ситуация на рынке и в цепях поставок, тем сильнее влияют неформализуемые факторы на характеристики конечного спроса и, следовательно, на потребность в запасе.

 

Источник: Сборник статей 6-й международной конференции «Логистика лекарственных средств» GDP REVIEW 5, 2024 года